Aanvraag organisatie evenement

Organiseer je een openbaar evenement in Aarschot? Dan moet je dit melden of aanvragen via het evenementenformulier. Het evenementenloket behandelt je aanvraag, verzamelt de nodige adviezen, legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen en brengt jou als organisator en de betrokken diensten op de hoogte over de beslissing.

Drie soorten evenementen

We maken een onderscheid tussen drie soorten evenementen. De termijnen voor de aanvraag verschillen naargelang het type evenement:

• Gewone/kleine evenementen: evenementen zoals een eet- of opendeurdag waarvoor geen specifieke maatregelen vereist zijn, moet je minstens zes weken op voorhand melden. Het gaat om evenementen waarbij er geen of nauwelijks overlast is voor de omgeving.
• Middelgrote evenementen: evenementen zoals een fuif, mountainbiketocht of stratenloop moet je minstens zes weken op voorhand aanvragen. Hiervoor zijn enkele noodzakelijke toelatingen zoals een afwijking van de geluidsnormen, een drankvergunning of een aanpassing van de verkeerssituatie nodig. Het verschil met gewone evenementen bestaat erin dat er hierbij wel beperkte overlast voor de omgeving is. Een melding volstaat bijgevolg niet.
• Mega-evenementen: voor mega-evenementen zoals een festival is een uitgebreide aanvraag noodzakelijk en dit zes maanden op voorhand. Mega-evenementen zijn vaak meerdaagse activiteiten, activiteiten met een grote opkomst en/of activiteiten die hinder met zich meebrengen. Voor dergelijke activiteiten is een veiligheidsoverleg tussen de organisatoren, de betrokken stadsdiensten, de politie en de brandweer vereist.

Correcte afhandeling van elk dossier

De aanvraagtermijnen zijn nodig om gefundeerde adviezen af te leveren en elk dossier correct af te handelen. De betrokken diensten hebben in bepaalde gevallen ook de tijd nodig om een risico-analyse uit te voeren. Daarom dringt het stadsbestuur erop aan dat organisatoren van evenementen hun aanvraag tijdig en volledig indienen. Vanaf 1 oktober zal het evenementenloket dan ook opnieuw overschakelen naar een aanvraagtermijn van minstens zes weken voor kleine en middelgrote events, en minstens zes maanden voor mega-events.