Vraag je evenement digitaal aan
Organiseer je een evenement in Aarschot? Dan moet je dit melden of aanvragen via het digitaal evenementenloket. Het evenementenloket behandelt je aanvraag, verzamelt de nodige adviezen, legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen en brengt jou als organisator en de betrokken diensten op de hoogte over de beslissing.
Procedure
Je aanvraag of melding dien je in via het digitaal evenementenloket. Vervolgens checkt het evenementenloket of je aanvraag volledig is, verzamelt het de nodige adviezen en houdt het je op de hoogte.
Drie soorten evenementen
We maken een onderscheid tussen drie soorten evenementen. De termijnen voor de aanvraag verschillen naargelang het type evenement:
- Gewone/kleine evenementen: evenementen zoals een eet- of opendeurdag waarvoor geen specifieke maatregelen vereist zijn, moet je minstens zes weken op voorhand melden. Het gaat om evenementen waarbij er geen of nauwelijks overlast is voor de omgeving.
- Middelgrote evenementen: evenementen zoals een fuif, mountainbiketocht of stratenloop moet je minstens zes weken op voorhand aanvragen. Hiervoor zijn enkele noodzakelijke toelatingen zoals een afwijking van de geluidsnormen, een drankvergunning of een aanpassing van de verkeerssituatie nodig. Het verschil met gewone evenementen bestaat erin dat er hierbij wel beperkte overlast voor de omgeving is. Een melding volstaat bijgevolg niet.
- Mega-evenementen: voor mega-evenementen zoals een festival is een uitgebreide aanvraag noodzakelijk en dit zes maanden op voorhand. Mega-evenementen zijn vaak meerdaagse activiteiten, activiteiten met een grote opkomst en/of activiteiten die hinder met zich meebrengen. Voor dergelijke activiteiten is een veiligheidsoverleg tussen de organisatoren, de betrokken stadsdiensten, de politie en de brandweer vereist.
Correcte afhandeling van elk dossier
De aanvraagtermijnen zijn nodig om gefundeerde adviezen af te leveren en elk dossier correct af te handelen. De betrokken diensten hebben in bepaalde gevallen ook de tijd nodig om een risico-analyse uit te voeren. Daarom dringt het stadsbestuur erop aan dat organisatoren van evenementen hun aanvraag tijdig en volledig indienen. Het evenementenloket schakelde daarom over naar een aanvraagtermijn van minstens zes weken voor kleine en middelgrote events, en minstens zes maanden voor mega-events.
Politiereglement en andere belangrijke info
Bij het organiseren van een evenement dien je altijd rekening te houden met het politiereglement. Het gecoördineerd politiereglement vind je hier.
Opgelet: voor de organisatie van fuiven en concerten met staand publiek ben je verplicht om 5 private, professionele bewakers in te schakelen.
Op deze regel geldt maar één uitzondering. Daarvoor moet je aan de twee onderstaande voorwaarden voldoen:
- Een vzw met maatschappelijk doel bent (bijvoorbeeld een jeugdvereniging)
- en maximaal 600 toegangskaarten verkocht hebt.
Voldoe je aan die voorwaarden? Dan moet je enkel nog het onderstaande document 'Aanvraag bewaking door vrijwilligers' toevoegen aan je digitale evenementenaanvraag.
Surf naar www.ikorganiseer.be voor meer info.