Vraag je evenement digitaal aan
Organiseer je een evenement in Aarschot? Dan moet je dit melden of aanvragen via het digitaal evenementenloket. Het evenementenloket behandelt je aanvraag, verzamelt de nodige adviezen, legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen en brengt jou als organisator en de betrokken diensten op de hoogte over de beslissing.
Procedure
Je kan je evenement aanvragen via het digitaal evenementenloket. Je kan kiezen tussen een melding, aanvraag of wielerwedstrijd.
Vervolgens checkt het evenementenloket of je aanvraag volledig is, verzamelt het de nodige adviezen en houdt het je op de hoogte.
Melding of aanvraag?
Melding
Bij een evenement waar er geen verkeersmaatregelen, logistieke steun (o.a. afvalbakken) en een afwijking op de geluidsnorm na 22 uur vereist is van de stad, volstaat een melding. Een melding moet minstens 3 weken op voorhand gebeuren.
Aanvraag gewoon evenement
Bij gewone/kleine evenementen zoals een fuif, mountainbiketocht, stratenloop, wielerwedstrijd, wandeltocht… waarvoor enkele noodzakelijke toelatingen vereist zijn zoals:
- een afwijking op de geluidsnorm
- drankvergunning
- aanpassing aan de verkeerssituatie
- interne bewaking bij een fuif
- afvalbakken
- gebruik openbare elektriciteitskasten
- goedkeuring parcours
- afpijling
- ...
is een aanvraag noodzakelijk. De aanvraag moet minstens 6 weken op voorhand ingediend worden.
Aanvraag mega-evenement
Bij mega-evenementen zoals festival is een uitgebreide aanvraag noodzakelijk en dit minstens 6 maanden op voorhand. Mega-evenementen zijn vaak meerdaagse activiteiten, activiteiten met een grote opkomst en/of activiteiten die hinder met zich meebrengen. Voor dergelijke activiteiten is een veiligheidsoverleg tussen de organisatoren, de betrokken stadsdiensten, de politie en de brandweer vereist.
Correcte afhandeling van elk dossier
De aanvraagtermijnen zijn nodig om gefundeerde adviezen af te leveren en elk dossier correct af te handelen. De betrokken diensten hebben in bepaalde gevallen ook de tijd nodig om een risico-analyse uit te voeren. Daarom dringt het stadsbestuur erop aan dat organisatoren van evenementen hun aanvraag tijdig en volledig indienen.
Politiereglement en andere belangrijke info
Bij het organiseren van een evenement dien je altijd rekening te houden met het politiereglement. Het gecoördineerd politiereglement vind je hier.
Opgelet: voor de organisatie van fuiven, festivals en concerten met staand publiek ben je verplicht om interne bewaking te voorzien.
- Ben je een vzw met een maatschappelijk doel, zijn er minder dan 600 aanwezigen en voldoe je aan alle voorwaarden? Dan kan je een beroep doen op vrijwilligers. Check hiervoor het onderstaande document 'Aanvraag bewaking door vrijwilligers' en voeg dit toe aan je digitale evenementenaanvraag.
- Boven de 600 aanwezigen ben je verplicht om professionele bewakers (privéfirma) in te schakelen.