Aanvraag voor het organiseren van een evenement in Aarschot

Als je een evenement wilt organiseren in Aarschot, moet je een aanvraagprocedure doorlopen via het digitaal evenementenloket. Het evenementenloket behandelt je aanvraag, verzamelt de nodige adviezen, legt de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen en brengt jou als organisator en de betrokken diensten op de hoogte over de beslissing.

Wie ?

Bij het organiseren van een evenement moet je altijd rekening houden met het politiereglement. Het gecoördineerd politiereglement vind je hier.

Procedure

Je kan je evenement aanvragen via het digitaal evenementenloket. Je kan kiezen tussen een melding, aanvraag of wielerwedstrijd.

Melding

Bij een evenement waar er geen verkeersmaatregelen, logistieke steun (o.a. afvalbakken) en een afwijking op de geluidsnorm na 22 uur vereist is van de stad, volstaat een melding. Een melding moet minstens 3 weken op voorhand gebeuren.

Aanvraag gewoon evenement

Je doet een aanvraag bij gewone, kleinere evenementen zoals een fuif, mountainbiketocht, stratenloop, wielerwedstrijd, wandeltocht… waarvoor enkele noodzakelijke toelatingen vereist zijn zoals:

  • een afwijking op de geluidsnorm

  • drankvergunning

  • aanpassing aan de verkeerssituatie

  • interne bewaking bij een fuif

  • afvalbakken

  • gebruik openbare elektriciteitskasten

  • goedkeuring parcours

  • afpijling

  • ...

De aanvraag moet minstens 6 weken op voorhand ingediend worden.

Aanvraag mega-evenement

Bij mega-evenementen zoals een festival is een uitgebreide aanvraag noodzakelijk en dat minstens 6 maanden op voorhand. Mega-evenementen zijn vaak meerdaagse activiteiten, activiteiten met een grote opkomst en/of activiteiten die hinder met zich meebrengen. Voor dergelijke activiteiten is een veiligheidsoverleg tussen de organisatoren, de betrokken stadsdiensten, de politie en de brandweer vereist.

Wees op tijd met je aanvraag of melding

De aanvraagtermijnen zijn nodig om gefundeerde adviezen af te leveren en elk dossier correct af te handelen. De betrokken diensten hebben in bepaalde gevallen ook de tijd nodig om een risico-analyse uit te voeren. Daarom dringt het stadsbestuur erop aan dat organisatoren van evenementen hun aanvraag tijdig en volledig indienen.

Zorg zelf voor bewaking

Voor de organisatie van fuiven, festivals en concerten met staand publiek moet je interne bewaking voorzien.

  • Ben je een vzw met een maatschappelijk doel, zijn er minder dan 600 aanwezigen en voldoe je aan alle voorwaarden? Dan kan je een beroep doen op vrijwilligers. Check hiervoor het document 'Aanvraag bewaking door vrijwilligers' en voeg dit toe aan je digitale evenementenaanvraag.

  • Verwacht je meer dan 600 aanwezigen? Dan ben je verplicht om professionele bewakers (privéfirma) in te schakelen.

Bent u tevreden met de info op deze pagina?